Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Utlämnande av allmän handling och sekretess

Lunds universitet är en statlig förvaltningsmyndighet. Liksom alla andra svenska myndigheter lyder universitetet under den grundlagsfästa offentlighetsprincipen. Frågor med anknytning till offentlighetsprincipen, som utlämnande av allmänna handlingar och sekretess, hanteras normalt på den institution, enhet eller avdelning där de aktualiseras. Avdelningen Juridik vid sektionen Juridik och dokumenthantering hjälper dock till med sådana frågor.

Nyhet! Ny lag om företagshemligheter


Den 1 juli 2018 trädde en ny lag om företagshemligheter i kraft. Lagen ersatte en befintlig lag om skydd för företagshemligheter och bygger på ett nytt EU-direktiv. I stort ligger den nya lagen i linje med principerna i den gamla, men med vissa ändringar och anpassningar.

Till skillnad mot vad som tidigare gällt anges i lagtexten att nu även forskningsinstitutioner, inklusive statliga universitet och högskolor, kan vara innehavare av företagshemligheter, om lagens övriga förutsättningar för det är uppfyllda. I praktiken avgränsas dock lagens tillämpningsområde hos myndigheter som bedriver forskningsverksamhet framför allt av i vilken utsträckning som sekretess gäller för forskningsresultat och liknande hos myndigheten enligt offentlighets- och sekretesslagen. Sådan information som utgör allmän handling, och som är offentlig, kan nämligen inte skyddas som en företagshemlighet. Detta innebär att utrymmet att sekretesskydda information vid universitet och högskolor inte utökats i och med ikraftträdandet av den nya lagen.

I övrigt innebär den nya lagen bland annat att fler former av angrepp är otillåtna och ska kunna förbjudas, att den som avslöjar en företagshemlighet ska betala skadestånd i fler fall, att sekretesskyddet för företagshemligheter i rättegångar blir starkare och att straffen för företagsspioneri skärps. Det tydliggörs också att kunskaper och färdigheter som en arbetstagare fått vid normal yrkesutövning samt information om något som utgör ett brott eller annat allvarligt missförhållande inte är företagshemligheter.  

 

Nyhet! Skyddet för offentliganställdas privata kontaktuppgifter har förstärkts

Det har i  39 kap 3 § i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) införts en ny bestämmelse som innebär ett förstärkt sekretesskydd för alla offentliganställda för uppgifter om deras bostadsadresser, privata telefonnummer och andra jämförbara uppgifter, uppgifter om närstående till personalen och uppgifter i form av fotografier för tjänstekort eller för intern presentation av myndighetens personal. En sådan uppgift ska hemlighållas om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör lider men.


Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Med handling avses inte bara traditionella pappersdokument, utan även exempelvis fotografier, databaser, kartor, ritningar, ljud- och bildupptagningar kan utgöra en allmän handling.

Är alla allmänna handlingar offentliga?

En allmän handling är som huvudregel offentlig. I undantagsfall kan man sekretessbelägga uppgifter i allmänna handlingar men för att göra detta krävs stöd i offentlighets- och sekretesslagen; se offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) på Sveriges riksdags webbplats. Kontakta avdelningen Juridik för mer information om när enskilda sekretessbestämmelser kan tillämpas.

Är en diarieförd handling alltid allmän?

Nej, diarieföringen är, förutom ett instrument för insyn, också ett sätt att hålla ordning på handlingarna inom myndigheten, vilket inkluderar även interna dokument som ännu inte är allmänna. På motsvarande sätt kan även en handling som inte är diarieförd vara allmän. Avgörande för om en handling är allmän är alltså om den är inkommen till eller upprättad hos samt förvarad hos myndigheten.

Vad är inte allmän handling?

Dokument som skickas internt inom myndigheten, såsom exempelvis e-postmeddelanden, är generellt att betrakta som rena arbetshandlingar och dessa blir inte allmänna handlingar förrän det ärende till vilket de hör har slutbehandlats.

En annan typ av handling som det ofta uppstår frågor om är minnesanteckningar, såsom exempelvis pm och andra uppteckningar eller upptagningar som har tillkommit endast för ärendets föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet sakuppgift som på annat sätt finns dokumenterad. Dessa minnesanteckningar blir allmänna handlingar endast om de expedieras eller tas om hand för arkivering.

Samma regler gäller för utkast och koncept till färdiga handlingar. De blir allmänna handlingar endast om de expedieras eller tas om hand för arkivering.

Hur gör jag om någon begär ut en allmän handling?

En begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska hanteras skyndsamt. Den tjänsteman som har handlingarna är normalt den som fattar beslut om en handling är allmän och om den ska lämnas ut. Ett beslut att avslå en begäran om utlämnande av allmänna handlingar fattas av förvaltningschefen efter bedömning av avdelningen Juridik. Den som begär ut allmänna handlingar har rätt att vara anonym och behöver inte uppge vad uppgifterna ska användas till, såvida detta inte krävs för att kunna göra en sekretess­prövning. Rådgör gärna med avdelningen Juridik.

Vilken avgift ska tas ut vid utlämnande av allmän handling?

Vid utlämnande av papperskopior av allmänna handlingar ska en avgift tas ut enligt avgiftsförordningen; se avgiftsförordningen (1992:191) på Sveriges riksdags webbplats. Nio sidor är gratis. Avgiften för den tionde sidan är 50 kr. För varje sida därutöver är avgiften 2 kr. Om försändelsen väger mer än 20 gram ska samtidigt en ersättning för portokostnad tas ut samt även en avgift för eventuell postförskottsavgift.

När utlämnande sker i elektronisk form och arbetsinsatsen för detta överstiger 10 minuter ska en avgift om 60 kr tas ut för varje påbörjad tiominutersperiod därefter. Det betyder att kostnaden uppgår till 60 kr för 11-20 minuters arbete och kostnaden för en timmes arbete uppgår till 300 kr. Läs mer om utlämnande i elektronisk form i Lunds universitets föreskrifter för utlämnande av allmänna handlingar i elektronisk form (PDF 77kB, nytt fönster).

Du kan även läsa mer om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess, personuppgifter och diarieföring på avdelningen Dokumenthanterings webbsidor

Sidansvarig:

Kontakt

Vid frågor om Offentlighet och sekretess - kontakta:

Sanna Håkansson
Jurist
sanna [dot] hakansson [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 08 10


Hanna Stam
Jurist
hanna [dot] stam [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 71 41

 

Henrik Wiebe (tjänstledig)
Jurist
henrik [dot] wiebe [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 08 90

 

 

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen